La palabra convocar proviene del latín convocare. Significa, citar, llamar a una ó más personas para que concurran a un lugar ó acto determinado. También se refiere al anuncio, escrito o documento con que se convoca a personas, instituciones, organizaciones, clubes, etc. a participar en algún evento, contienda, concurso, certamen, competencia, etcétera.
Son sinónimos de convocatoria, aviso, decreto, nota, cartel, cita, citación, llamamiento, emplazamiento, etc. En inglés se utiliza para convocar las voces, notification ó announcemet public.
Para lo que nos atañe a nuestra especialidad, debemos comprender que es el documento oficial que establece la reglamentación general necesaria para la adecuada organización de una competición deportiva. Por lo que nos debe de quedar muy claro que se denomina convocatoria a la invitación por escrito que dirige el comité organizador de un evento a un sector de la población para que acuda a un certamen. En ella se establecen los requisitos para competir y las expectativas de los participantes. Es conveniente que se difunda por lo menos con 30 días de anticipación.
La convocatoria, plasmada comúnmente en un documento con diseño tipo cartel, debe de introducir fácilmente al lector a contestar las siguientes interrogantes:
1. ¿Quién ó quienes y para qué convocan?
2. ¿A quién se convoca?
3. ¿A que convoca?
4. ¿Cuáles son las bases para participar? y ¿Cuáles son las expectativas para los participantes?
5. ¿Quién avala y se responsabiliza del certamen?
1. ¿QUIÉN Ó QUIENES Y PARA QUE CONVOCA?-
Qué organización, institución, club, asociación, persona, etc. está corriendo la invitación. Cuáles son los propósitos, objetivos, fines, ó beneficios en general que se pretenden alcanzar con la realización del evento.
2. ¿A QUIÉN SE CONVOCA?-
A qué sector en particular de la población deportista, estudiantil, trabajadora, gremial, escolar, colegial, etc. se le corre la invitación.
3. ¿A QUÉ CONVOCA?- a que evento están invitando a participar, como se denomina.
4. ¿CUÁLES SON LAS BASES PARA PARTICIPAR? Y ¿CUÁLES SON LAS EXPECTATIVAS DE LOS PARTICIPANTES?- cuales son las características que deben de poseer las personas ó entidades interesadas en acudir a inscribirse al certamen. Y que incentivos ofrecen los organizadores a los equipos y deportistas.
5. ¿QUIÉN AVALA EL CERTAMEN?- los signatarios son quien ó quienes manifiestan ser, mediante su firma, los responsable de la seriedad del evento y de lo ofrecido en la convocatoria.
